Bij wisselen van salarispakket is bijzondere aandacht nodig voor:
• de bewaarplicht
• het kunnen corrigeren over oude jaren
• het overnemen van het Nummer inkomstenverhouding (NumIv) inclusief oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding
• het continueren van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR).
Bewaarplicht
De inhoudingsplichtige dient alle gegevens uit de administratie die belangrijk zijn voor de belastingheffing te bewaren. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van 7 jaar. (Zie paragraaf 3.5 van het Handboek Loonheffingen.)
Voor sommige gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet de inhoudingsplichtige tenminste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:
• loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen
• kopieën van de identiteitsbewijzen
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemers hebt gekregen
Bij een eventuele belastingcontrole moeten gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.
Ook wanneer een inhoudingsplichtige een (deel van) de administratie door bijvoorbeeld een salarisadministrateur laat verzorgen, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.
Corrigeren oude jaren
De inhoudingsplichtige is verplicht te corrigeren als hij, de salarisadministrateur of een inspecteur een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van 5 kalenderjaren na afloop van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft.
U moet aangiftes kunnen corrigeren die met het vorige pakket zijn gedaan. Vaak kan dit niet met het nieuwe pakket. Maak zo nodig afspraken met de leverancier van het oude pakket, zodat u met het vorige pakket of met behulp van de pakketleverancier nog 5 jaar lang correctieberichten kunt verzenden (zie hoofdstuk 12 van het Handboek Loonheffingen).
Inkomstenverhouding
In de aangifte loonheffingen vermeldt u gegevens van werknemers en uitkeringsgerechtigden in zogenoemde inkomstenverhoudingen. In de meeste gevallen is de inkomstenverhouding gelijk aan de dienstbetrekking (zie paragraaf 3.4 van het Handboek Loonheffingen). Aan elke inkomstenverhouding moet u een nummer toekennen, het ‘Nummer inkomstenverhouding’ (NumIv).
Hebt u voor een inkomstenverhouding in het oude pakket eenmaal een bepaald nummer gekozen? Gebruik dat nummer – ook na pakketwissel – in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding; een pakketwissel is geen reden om het nummer inkomstenverhouding te wijzigen. Zo wordt voorkomen dat er in de polisadministratie bij UWV een andere dienstbetrekking lijkt te ontstaan.
Ook moet u de oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding overnemen. Een pakketwissel leidt dus niet tot een nieuwe ’Datum aanvang inkomstenverhouding’.
Vraag uw oude pakketleverancier hoe u de gegevens (nummer inkomstenverhouding en datum aanvang inkomstenverhouding) kunt vinden in het oude pakket en hoe u die kunt kopiëren naar het nieuwe pakket.
Voortschrijdend cumulatief rekenen
Als u per 1 januari van salarispakket wisselt, ontstaan er geen problemen met voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR).
Als u in de loop van het jaar van pakket wisselt, kan dit leiden tot een probleem met de toepassing van VCR. De premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet berekent u namelijk volgens de VCR-systematiek. Daarbij hebt u de cumulatieven van de voorliggende loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar nodig: het cumulatief SV-loon, het eerder in aanmerking genomen cumulatief premie- en bijdrageloon en het cumulatief maximumpremie- en bijdrageloon.
Om de cumulatieven in het nieuwe pakket te krijgen, wordt in de praktijk veelal de aangiften loonheffingen over voorliggende tijdvakken opnieuw ingediend met het nieuwe pakket. Dit is formeel niet toegestaan en leidt vaak tot ongewenste financiële effecten (naheffingen of teruggaven). Een pakketwissel per 1 januari voorkomt dit VCR-probleem.
Als u toch op een ander moment dan 1 januari van pakket wisselt, is het raadzaam vooraf contact op te nemen met de inspecteur van het Belastingkantoor van de werkgever. Deze kan dan maatregelen treffen om de eventuele ongewenste gevolgen te beperken.
Meer informatie over VCR leest u in de brochure ‘Loonberekening Voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) en loontijdvakkensystematiek’.
Bron: een gezamenlijk bericht van Redactie Forum Salaris en team OSWO van de Belastingdienst In samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Salaris administrateurs (VNSa)
*Deze versie vervangt een eerdere publicatie van 21 december 2016. Met name de tekst over VCR is in deze versie aangevuld.