Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling is met ingang van 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever.
Aan het begin van het jaar of uiterlijk op het moment van verstrekken of vergoeden mocht u kiezen voor het al of niet toepassen van de werkkostenregeling. Deze keuze moest uit de administratie blijken en hoefde niet apart gemeld te worden aan de belastingdienst. Deze keuzevrijheid is nu voorbij en moet gespecificeerd worden opgenomen in de salarisadministratie en de boekhouding afhankelijk om wat voor kosten het gaat.

Hoofdlijnen – de vrije ruimte

Hoofdregel bij de werkkostenregeling (WKR) is, dat in beginsel alle vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers belast zijn.
Maar de werkgever mag 1,2% (2014 was 1,5%) van het totale fiscale loon (vrije ruimte) gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan haar personeel.
Het gaat hierbij bijvoorbeeld om consumpties, telefoons en computers, fietsen en parkeergelden. De vrijstelling geldt niet voor een auto van de zaak (fiscale bijtelling blijft gewoon bestaan) en een verkeersboete op naam van uw werknemer. Alleen een verkeersboete die op uw naam staat en die u niet verhaalt op uw werknemer, kan onder de vrijstelling vallen.

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
TIP U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

LET OP U moet vooraf, dus niet achteraf in uw administratie expliciet aangeven welke vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte laat vallen.

LET OP De vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De zogenaamde gebruikelijkheidstoets (zie hierna).

LET OP De kosten die onder de vrije ruimte vallen moeten inclusief btw worden verantwoord.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Naast de vrije ruimte hebben we nog:

  1. Werkplek gerelateerde gerichte vrijstelling (voorheen nihilwaarderingen);
  2. Gerichte vrijstellingen.

Zie de toelichtingen hierna.

Tijdig beginnen

Als u met ingang van 1 januari 2015 de werkkostenregeling wilt gaan toepassen, dan moet u allereerst goed in beeld brengen welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen er binnen uw bedrijf worden toegepast. Vervolgens welke u de komende jaren verwacht. Vervolgens hoe deze worden behandeld onder de werkkostenregeling en wat eventueel aangepast moet worden. Hierbij kan overleg met de werknemers noodzakelijk zijn.

Verplicht eindheffingsloon (dus 80% eindheffing/belasting betalen)

Verplicht eindheffingsloon en dus niet vallend onder loon zijn:

  • producten uit uw eigen bedrijf voor postactieve werknemers
  • verstrekkingen voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket.

Verplicht loon (dus altijd belast via de salarisadministratie)

Verplicht loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak, behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto
  • een (dienst)woning, behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning
  • boetes, behalve:
    • verkeersboetes die u zelf hebt gekregen en die u niet op uw werknemer verhaalt
    • geldboetes van buitenlandse autoriteiten
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
  • het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt.

Gebruikelijkheidstoets

Bij de gebruikelijkheidstoets kijkt u onder meer naar:

  • de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan
  • de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen
  • wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Als u twijfelt, doet u het volgende:

  • U beoordeelt iedere vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling op gebruikelijkheid.
  • U beoordeelt in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.
    LET OP Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Dat kan dus ook al bij de 1e vergoeding of verstrekking het geval zijn.

Als de belastingdienst vindt dat deze ongebruikelijk zijn, moet zij dat aantonen. U kunt dan toelichten waarom deze toch gebruikelijk zijn.

Gerichte vrijstellingen

Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zogenaamde “gerichte vrijstellingen”. U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste kostenvergoeding geven. De gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Daar zijn de volgende gerichte vrijstellingen:

  • vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (zakelijk en voor woon-werkverkeer)
  • tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
  • cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
  • studie en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures)
  • outplacement (dus geen kosten advocaat van de werknemer)
  • verhuiskosten in verband met de dienstbetrekking (let op maximum bedrag)
  • zakelijke reizen met de (elektrische) fiets, scooter en dergelijke voor maximaal € 0,19 per kilometer
  • maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke
  • erkenning van verworden competenties
  • extraterritoriale kosten (30%-regeling)
  • LET OP Vergoeding VOG is belast, want deze in een verantwoordelijkheid van de werknemer en mag in de vrije ruimte.

Werkplek gerelateerde gerichte vrijstelling (nihilwaarderingen)

Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die u op de werkplek ter beschikking stelt aan uw werknemers in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd.
Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. LET OP Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in nature en niet voor loon in geld.

De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura waardeert u op nihil:

  • ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals:
    • apparatuur, instrumenten en gereedschappen
    • vaste computer, vaste telefoon en internet
    • bedrijfsfitness
  • arbovoorzieningen op de werkplek
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde werkkleding. Voor de definitie van werkkleding zie werkkleding;
  • het rentevoordeel van de personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer
  • ter beschikking gestelde computers en dergelijke apparatuur die ook buiten de werkplek te gebruiken zijn, onder voorwaarde dat deze noodzakelijk zijn conform het Noodzakelijkheidscriterium.
    (Voorheen was de eis dat het zakelijke gebruik 90% of meer is. Deze eis is nu vervangen door het noodzakelijkheidscriterium) zie ook Werkkostenregeling wordt vereenvoudigd
  • ter beschikking gestelde communicatiemiddelen zoals mobiele telefoon en smartphone onder voorwaarde dat deze noodzakelijk zijn conform het Noodzakelijkheidscriterium.
    (Voorheen was de eis dat het zakelijke gebruik meer dan 10% is. Deze eis is nu vervangen door het noodzakelijkheidscriterium) zie ook Werkkostenregeling wordt vereenvoudigd
  • ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking
    Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.

Intermediaire kosten

Het begrip intermediaire kosten neemt na de invoering van de werkkostenregeling een belangrijke plaats in. Deze kosten mogen altijd en volledig onbelast worden vergoed.
Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens en voor rekening van de werkgever. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking en dus geen loon voor de loonheffingen.
Voorbeelden van intermediaire kosten zie handboek loonheffingen:
Voorbeeld 1
Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.
Voorbeeld 2
Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn
vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast.
Voorbeeld 3
U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk. De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding voor intermediaire kosten en dus onbelast.

CONCLUSIE

De werkkostenregeling is al met al geen gemakkelijke regeling. Daarom als u vragen heeft of advies nodig hebt, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag. Zie hiervoor het contactformulier op deze website. U kunt ons ook bellen op 075-616 7487 of op 0651 18 0652 of ons bereiken per email info@adfinadvies.nl.