Ook onder de werkkostenregeling is het mogelijk om voor de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten een vaste onbelaste kostenvergoeding te geven. Deze komt niet in aftrek van de vrije ruimte. Door vaste kostenvergoedingen beperkt je de administratieve lasten.
Het moet dus gaan om intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen, zoals:
- vervoer;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
- verhuizingen;
- extraterritoriale kosten.
LET OP Leg goed vast uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
LET OP Het is verstandig oude vaste kostenvergoedingen opnieuw te onderbouwen.
Onderbouwing
Vooraf (dus niet achteraf) moet u de vaste kostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat uw werknemers eerst gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie maanden, de gemaakte kosten moeten bijhouden. Dit geldt ook voor u als directeur-grootaandeelhouder. LET OP De bonnen etc. van deze periode als bewijsvoering bewaren.
LET OP later wijzigen niet mogelijk. Het belang van het voldoen aan bovenstaande voorwaarden wordt geïllustreerd door de volgende situatie die enige tijd geleden voor het Hof Arnhem-Leeuwarden speelde, 25.07.2013 (GHARL:2013:4377) .
Een BV had een werknemer een kostenvergoeding gegeven voor ‘Bewassing en energie’. In deze situatie kon dit niet leiden tot een onbelaste kostenvergoeding. De BV beweerde later in de procedure dat de term ongelukkig was gekozen en dat de kostenvergoeding zag op kosten van veiligheidsschoenen en -bril, overalls en een eigen gereedschapskist. Hoewel deze kosten in principe wel voor een onbelaste kostenvergoeding in aanmerking hadden kunnen komen, oordeelde de rechter dat het niet is toegestaan om op een later moment de kostencategorie aan te passen. De naheffingsaanslag en de boete bleven in stand.
Lees meer in Werkkostenregeling.