Als u kunt bewijzen dat een werknemer in het kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, mag u de bijtelling voor privégebruik auto achterwege laten.
U kunt hiervoor een sluitende rittenregistratie bijhouden.
In de praktijk is het bijhouden van een sluitende rittenregistratie de meest gebruikte manier om te bewijzen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak heeft gereden.
- Merk, type en kenteken van de auto
- De periode waarin de auto beschikbaar is geweest
- Per rit:
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het adres van vertrek en aankomst
- de gereden route als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route
- het karakter van de rit (privé of zakelijk)
- de privé-omrijkilometers bij een rit met zakelijke en privékilometers
Strenge eisen aan bewijs
De Belastingdienst stelt strenge eisen aan het bewijs dat u moet leveren. Een aannemelijk verhaal is nog geen bewijs.
Voorbeeld
Bij het controleren van een rittenregistratie blijkt dat een aantal ritten ontbreekt. De werknemer komt met een verklaring en ondersteunt deze met documenten, zoals agenda’s, werkbonnen en facturen. Bovendien gebruikt hij een eigen auto voor privéritten.
Toch beslist de rechter dat de kilometerstanden in de rittenregistratie niet kunnen kloppen, omdat een aantal ritten ontbreekt. De rittenregistratie kan dan niet meer als bewijs dienen.
Bekijk in dit PDF-document hoe een goede rittenregistratie eruit ziet.
Keurmerk
U kunt ook voor een rittenregistratiesysteem met keurmerk kiezen.
Dit systeem plaatst u in uw auto en biedt de zekerheid van een sluitende rittenadministratie voor de gebruiker (werknemer, werkgever of ondernemer). Dit voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie. Alleen het zakelijke karakter van de ritten moet u, desgevraagd, nog aantonen. De privacy van privéritten wordt binnen het keurmerk gerespecteerd.
Meer informatie over ritregistratiesystemen vindt u op de internetsite van keurmerkritregistratiesystemen.nl.
In paragraaf 21.3.18 Handboek Loonheffingen leest u meer over de rittenregistratie.
Wetsartikelen
