In artikel 31a van de Wet LB 1964 worden met betrekking tot de Werkkostenregeling vier nieuwe maatregelen opgenomen. Een van deze maatregelen is het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschap en ICT-middelen. LET OP Dit criterium geldt dus alleen voor gereedschap en ICT middelen.
Gereedschap
Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren en kan naar zijn aard meerdere keren worden gebruikt. Daarbij gaat het om de gezamenlijke voorwerpen die voor het verrichten van een werkzaamheid nodig zijn, met name de werktuigen van een ambachtsman. Voorbeelden zijn: de hamer of de duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.
Computers, mobiele communicatiemiddelen e.d.
Met computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur wordt gedoeld op ICT-middelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons (waaronder smartphones). Ook printers kunnen onder omstandigheden als noodzakelijk gereedschap gezien worden. Ter verduidelijking is nog opgenomen dat het niet alleen gaat om het vergoeden of verstrekken van deze gereedschappen en ICT-middelen, maar ook om alle vergoedingen en verstrekkingen die daarmee direct verband houden.
Datatransport
Het kan ook gaan om het bij deze voorzieningen behorende gebruik van datatransport zoals een zogenoemde dongel of een abonnement via een 4G-kaartje en de voor het gebruik in het kader van de dienstbetrekking benodigde programmatuur en dergelijke. Op dit punt is geen verandering ten aanzien van het huidige beleid beoogd.
Niet noodzakelijke software
Het op kosten van de inhoudingsplichtige installeren van software die niet noodzakelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking blijft, zoals ook nu het geval is, een te belasten privévoordeel. Daarvoor kan binnen de werkkostenregeling de vrije ruimte benut worden.
Zonder meer nodig
De in het nieuwe artikel 31a, tweede lid, onderdeel g, van de Wet LB 1964 bedoelde voorzieningen moeten naar het redelijke oordeel van de inhoudingsplichtige noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Noodzakelijk betekent “zonder meer nodig”. Dus zonder de voorziening kan de dienstbetrekking niet goed worden uitgeoefend en wordt bovendien de voorziening in ieder geval daadwerkelijk bij de dienstbetrekking gebruikt.
Zakelijkheidsvereiste
Het vereiste van noodzakelijkheid vertoont veel overeenkomsten met het nu gebruikelijke zakelijkheidsvereiste dat is verbonden aan de term “voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking”, maar gaat net een stapje verder. Een zakelijke voorziening hoeft niet zonder meer noodzakelijk te zijn.
LET OP Kosten die alleen maar bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking zijn niet als “noodzakelijk” aan te merken.
Oordeel inhoudingsplichtige
Anders dan bij het zakelijkheidsvereiste, wordt bij het noodzakelijkheidscriterium in eerste instantie afgegaan op het oordeel van de inhoudingsplichtige. Zijn betrokkenheid en verantwoordelijkheid kunnen blijken uit het feit dat hij de kosten voor zijn rekening neemt en deze niet overlaat aan de werknemer.
Verplicht tot teruggaaf
Verder wordt in artikel 31a, tweede lid, onderdeel g, onder 1°, van de Wet LB 1964 aan de vrijstelling de voorwaarde verbonden dat de werknemer verplicht is tot teruggaaf van de voorziening of tot vergoeding van de restwaarde indien naar het oordeel van de inhoudingsplichtige deze voorziening niet langer noodzakelijk is voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een functiewissel of bij het einde van de dienstbetrekking of in het geval dat de inhoudingsplichtige overstapt op andere voorzieningen of programmatuur en de werknemer de eerder verstrekte of vergoede voorziening behoudt.
Initiatief bij inhoudingsplichtige
In het algemeen ligt het initiatief voor het verstrekken of vergoeden van een noodzakelijke voorziening bij de inhoudingsplichtige. Dat de inhoudingsplichtige moet bepalen welke voorziening noodzakelijk is, betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de voorziening. Aan het noodzakelijkheidscriterium kan nog steeds zijn voldaan als de werknemer binnen het gegeven dat een mobiele telefoon noodzakelijk is, de keuze maakt of mag maken voor het merk of model mobiele telefoon.Ook blijven vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde noodzakelijke voorzieningen mogelijk, zolang de inhoudingsplichtige maar expliciet de vereisten bepaalt, waaraan de uit de vergoeding te bekostigen voorzieningen moeten voldoen.
Cafetariaregeling
Bij de cafetariaregeling kiest ook de werknemer en niet alleen de inhoudingsplichtige. Het noodzakelijkheidscriterium speelt hierbij geen c.q. onvoldoende een rol. Het past niet bij dit uitgangspunt om ook voorzieningen die worden vergoed of verstrekt via een cafetariaregeling onder de vrijstelling te laten vallen. Om zeker te stellen dat in deze situatie geen gebruik kan worden gemaakt van de vrijstelling, wordt in artikel 31a, zevende lid, van de Wet LB 1964 een bepaling opgenomen die deze situaties van de vrijstelling uitsluit.
In plaats van ander loonbestanddeel: vakantiedag of werknemersbudget
Voor zover de vergoeding of verstrekking, al dan niet in het kader van een wijziging van de samenstelling van de tussen de werknemer en de inhoudingsplichtige overeengekomen beloning, in plaats is gekomen van een ander loonbestanddeel, is op grond van die bepaling de vrijstelling niet van toepassing. In het kader van dit artikel wordt het begrip ”loonbestanddeel” breed opgevat. Dit betekent bijvoorbeeld dat tot dit begrip ook een vakantiedag behoort in het geval de werknemer de keuze heeft om een of meer vakantiedagen in te wisselen voor een voorziening. Een ander voorbeeld is een situatie waarin een werknemer een budget krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen. De keuzevrijheid is in zo’n geval te vrijblijvend, zodat niet aangenomen kan worden dat de inhoudingsplichtige in redelijkheid een noodzakelijke voorziening heeft bekostigd. Voornoemde bepaling hoeft niet aan het vragen van een eigen bijdrage voor privégebruik in de weg te staan voor zover de werknemer deze uit het nettoloon betaalt.
Voorbeeld
Voor een orkest is het noodzakelijk dat orkestleden een instrument bespelen. Deze instrumenten zijn veelal in eigendom bij de orkestleden zelf. Zij ontvangen van hun inhoudingsplichtige wel een tegemoetkoming in de kosten van verzekering en onderhoud van hun muziekinstrument. Een vergoeding voor dergelijke kosten kan onder de vrijstelling worden gebracht, ook al vergoedt de inhoudingsplichtige niet het gehele bedrag.
Antimisbruikbepaling
Tot slot is in de maatregel ter introductie van het noodzakelijkheidscriterium nog een antimisbruikbepaling opgenomen om evenwicht te behouden in de bewijslastverdeling tussen inspecteur en inhoudingsplichtige. Waar in eerste instantie het oordeel van de inhoudingsplichtige bepalend is, geldt dat niet in de situatie waarin de werknemer ook bestuurder of commissaris is in het lichaam waarvoor hij werkzaamheden verricht. In dat geval kunnen de hoedanigheid van inhoudingsplichtige en werknemer namelijk nogal in elkaar overlopen.
Gebruikelijke voorziening
Een voorziening als bedoeld in het nieuwe artikel 31a, tweede lid, onderdeel g, van de Wet LB 1964 kan in geval van een bestuurder of commissaris van de inhoudingsplichtige niet onder de gerichte vrijstelling worden gebracht, tenzij de inhoudingsplichtige aannemelijk maakt dat deze voorziening een voor de behoorlijke uitoefening van dienstbetrekking van deze werknemer gebruikelijke voorziening is.
Bron: Belastingplan 2015 – bijlage