Kostenbeheersing is meer dan alleen kosten verlagen, maar ook het zo effectief en efficiënt inzetten van de beschikbare (financiële) middelen.
Basis voor de onderneming is het Ondernemings- of Bedrijfsplan, dat wordt vertaald in onder meer de (meerjaren)begroting van de kosten en investeringen.
Een bruikbare indeling van de kosten gericht op kostenbeheersing is:
- Capaciteitsgebonden kosten.
- Procesgebonden kosten.
- Overheadkosten.
1. Capaciteitsgebonden kosten
Kosten die afhankelijk zijn van de beschikbare capaciteit. Deze kosten zijn daardoor veelal niet aan te passen aan veranderende omstandigheden in de afzetmarkt. Bijvoorbeeld de kosten van een bedrijfspand, machines en inventaris Dit zijn doorgaans vaste kosten die niet snel zijn aan te passen bij tegenvallende omzet, waardoor het economisch risico hoog is. Denk aan huur of koop van een bedrijfspand, vast personeel en essentiële machines en inventaris. Deze kosten lopen door, ook al is er geen omzet. Een goede langetermijnvisie bij het aangaan van verplichtingen op dit vlak is essentieel. Want de organisatie zit er voor langere tijd aan vast. Continu monitoring van deze kosten heeft niet veel zin.
2. Procesafhankelijke kosten
Kosten waarvan de omvang meebeweegt met het aantal producten of diensten dat de organisatie voortbrengt. Deze kosten zijn grotendeels variabel. Als er niets geproduceerd wordt, zijn deze kosten laag of nul. Voorbeelden zijn grondstoffen, energie en de kosten van oproepkrachten. Naast scherp inkopen van bijvoorbeeld grondstoffen draait het bij dit soort kosten vooral om efficiency en het voorkomen van verspilling. Alles draait om het efficiënt inrichten van de organisatie. Een goede kostprijsberekening en planning zijn relevant, evenals een goede methode om de efficiëncy te beoordelen. Dit maakt snel bijsturen mogelijk.
3. Overheadkosten
Kosten die ontstaan door specifieke beslissingen van het management, deze kunnen vast of variabel zijn. Het betreft alle kosten die niet rechtstreeks noodzakelijk zijn voor de kernactiviteit van de organisatie, ze zijn vooral te vinden in ondersteunende (staf)afdelingen. Voorbeelden zijn de kosten van reclamecampagnes, opleidingen, onderzoek en kwaliteitscontrole. Deze kosten zijn vaak snel te reduceren maar de gevolgen hiervan op de langere termijn kunnen groot zijn. Managementafhankelijke kosten zijn bij uitstek geschikt om via budgettering te beheersen.
