Het succes van ICT-projecten is sterk afhankelijk van organisatorische en menselijke factoren. Nogal eens wordt dit aspect vergeten, waardoor (veel) ICT-projecten mislukken. ICT-projecten worden dan als een technisch proces beschouwd, terwijl juist de aanpassing van taken, processen en structuren wezenlijk is voor het slagen van een project.
Om de kans op succes te vergroten onderscheiden we de volgende stappen:
- Doorgrond de organisatiecultuur.
- Besef de noodzaak van het project.
- Bepaal de visie en strategie.
- Stel een communicatieplan op gekoppeld aan de planningsmatrix.
- Stimuleer de actieve participatie van de gebruikers.
- Overweeg of de leiderschapsstructuur aanpassing nodig heeft.
Ter toelichting het volgende:
- Hoe liggen de verhoudingen in de organisatie formeel en informeel. Is deze hiërarchiek of familiair. Is de cultuur gericht op het continueren van de huidige bedrijfsaanpak of juist gericht op innovatie en ontwikkeling. Is er een drive om te presteren gericht op de markt en wat vraagt de markt van het personeel.
- Voor het personeel moet duidelijk zijn dat het project noodzakelijk is voor nu of in ieder geval voor de nabije toekomst. Noodzakelijk om het hoofd te kunnen bieden aan de huidige ontwikkelingen in de markt en op termijn.
- Koppel het ICT-project aan de bedrijfsdoelstellingen. Geef een goed doordacht beeld van de gewenste veranderingen, zodat voor iedereen duidelijk is waar het project toe moet leiden. Een vaag beeld van de doelstellingen is funest voor het project.
- Maak een gedegen projectplanning met mijlpalen, rollen en verantwoordelijkheden. En breng uw enthousiasme voor het project over niet alleen op de leden van de projectgroep, maar ook op alle toekomstige gebruikers.
Stel daarom een duidelijk communicatieplan op. Bepaal de te gebruiken communicatiemiddelen, de doelgroepen en de manier en frequentie van communiceren.
Bij klant gerelateerde projecten moet er meer extern gericht worden gecommuniceerd. - Door de gebruikers te laten participeren wordt de acceptatiegraad verhoogd. Participeren kan door voldoende ruimte en tijd te creëren voor interactie en feedback, door bij knelpunten mee te laten beslissen over de gewenste oplossing en door de gebruikers te betrekken bij de implementatie.
- Om medewerkers mee te krijgen is een grote uitdaging. Dit vraagt leiderschap van de leidinggevenden. Overweeg of de huidige leidinggevenden daar voldoende voor zijn toegerust en bepaal of bijsturen en opleiden noodzakelijk is.
Lees meer in: Bedrijfsvoering