Voor 1 februari 2014 moet u zijn overgestapt op het Europees incasso systeem (SEPA), ook in Nederland. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen incasseren van een particulier (het Standaard Europees Incasso) en incasseren van een zakelijke klant (het Zakelijk Europees Incasso).
LET WEL U kunt ook binnen Nederland incasseren van zakelijke klanten met het Standaard Europees Incasso, maar dan geldt daar ook het terugboekingsrecht van 8 weken.
Incassocontract vernieuwen
Voor het nieuwe Europees incasso systeem (SEPA) dient u een nieuw incassocontract bij uw bank af te sluiten. De meeste banken hebben hun klanten inmiddels dit contract toegestuurd. Als u dit nog niet ontvangen hebt, neemt u dan contact op met uw bank.
Incasso van particulieren
Het Standaard Europese Incasso kunt u gebruiken voor het incasseren van particulieren. U hoeft bij de overgang naar het nieuwe Standaard Europees Incasso (voor particulieren) geen nieuwe machtigingen aan uw huidige klanten te vragen (bij Zakelijk Europees Incasso wel). Wel moet u uw klanten een vooraankondiging doen, zie hierna.
Verder moet u een een aantal extra gegevens vastleggen en meesturen, die bij het huidige incasso niet verplicht zijn. Uw klanten hebben 8 weken de tijd om een geïncasseerd bedrag terug te laten boeken door hun bank.
Het gaat om de volgende extra gegevens die u bij elke incasso moet meesturen:
- Incassant ID. Deze heeft u van de bank gekregen bij het afsluiten van het Europees incassocontract. Zo niet dan dient u alsnog een vernieuwd incassocontract bij uw bank te vragen.
- IBAN (International Bank Account Number) en BIC (Bank Identifier Code) van uw klant. De BIC is niet perse nodig bij een Nederlandse bankrekening.
- Uniek machtigingskenmerk. Elke machtigingsformulier dat u verstuurt geeft u dit kenmerk. De combinatie van kenmerk en incassant ID moet uniek zijn en mag maximaal 35 posities beslaan. Neem als kenmerk bijvoorbeeld het contract- of polisnummer. Gewoon een volgnummer per machtiging kan ook.
- Datum van ondertekening van de machtiging. Voor al bestaande Nederlandse machtigingen is de standaarddatum 01-11-2009.
LET WEL Wanneer u gebruik wilt maken van het Zakelijk Europees Incasso van een buitenlandse Europese bankrekening heeft u wel nieuwe machtigingen van uw klanten nodig, zie hierna.
Vooraankondiging
U moet uw klanten 14 dagen voor de incassodatum informeren over tijdstip en bedrag van de incasso. Dat kan op de factuur als u een factuur stuurt. Als u periodiek een bedrag incasseert, dan kunt u ook bijvoorbeeld aan het begin van het jaar uw klanten c.q. donateurs of anderen een brief sturen met daarin de incassodata en het periodiek te incasseren bedrag.
U moet tevens aan uw klanten de eerste keer uw incassant ID en kenmerk (volgnummer) van de machtiging doorgeven.
Voor voorbeelden van machtigingsformulieren van zowel het Standaard Europees Incasso als het Zakelijk Europees Incasso zie Voorbeelden machtigingsformulier.
Incasso van een buitenlandse bankrekening
Voor het Zakelijk Europees Incasso van een buitenlandse Europese bankrekening moet u een nieuwe machtiging vragen van uw klanten. Dat moet omdat de geïncasseerde geen recht van terugboeking heeft. Uw klanten moeten hun machtiging laten registreren bij hun bank. Voor een voorbeeld van zo’n registratieformulier zie Registratie Zakelijk Europees Incasso of zie Registratie incasso bedrijven_formulier.
TIP Het is praktisch om zowel de machtiging als het registratieformulier naar uw debiteur te sturen. Deze kan dan in één keer zowel de machtiging als het registratieformulier ondertekenen en naar u terugsturen. Vervolgens administreert u zelf de machtiging en stuurt u het registratieformulier door naar de bank van uw debiteur (zie hiervoor de instructies op het formulier).
