Bewaartermijn
De ondernemer is wettelijk verplicht de administratiebescheiden zeven jaar te bewaren. Voor bepaalde zaken, zoals onroerende zaken geldt een langere termijn.
LET OP Deze periode van zeven jaar begint te lopen op het moment dat het betreffende stuk geen actuele waarde meer heeft in uw bedrijf.
Bijvoorbeeld: de ordner met bankafschriften en facturen hebt u gedurende het jaar bij de hand. Dan gaat hij naar accountant of administrateur voor de jaarrekening en aangifte. Daarna hebt u deze ordner niet meer nodig en beginnen de zeven jaren.
Een langlopend contract, zoals een verzekering, archiveer je pas nadat het is beëindigd. Daarna moet je het nog zeven jaar bewaren.
De bewaarplicht loopt gewoon door na beëindiging van uw bedrijf. Als u stopt als freelancer, dan moet u dus ook de bewaartermijn in acht nemen.
Te bewaren documenten
- Kas- en bankboeken.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).
- Kasbewijzen en dagafschriften van de bank.
- Financiële administratie zoals memoriaal, journaal, grootboeken, in uw eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.
- De fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).
- Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies ‘basisgegevens’ zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij je adviseur of administrateur of bij de Belastingdienst. Maar meestal kun je het met wat gezond verstand wel bedenken.
- De jaarrekening met balans en winst- en verliesrekening.
- Agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie, om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).
- Zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (PDA’s), zoals e-mails en elektronische agenda.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, ongeacht de drager (harde schijf, diskette, cd, dvd enz.).
U moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een belastingcontrole kunnen worden gebruikt en dat de gegevens leesbaar en toegankelijk zijn. Prints bewaren is hiervoor niet altijd genoeg. De Belastingdienst zegt hierover: “Alleen als uw administratie van geringe omvang is zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag u uw gegevensbestanden verwijderen.” Bij veel freelancers zal dat vaak zo zijn, maar het kan geen kwaad ook de cd-rom met de boekhouding te bewaren.
LET OP De jaarrekening moet u (ook) op papier bewaren!
De administratie en bestanden bij uw administratiekantoor vallen ook onder uw fiscale bewaarplicht. Het is daarom verstandig om jaarlijks een kopie van die administratie op te vragen en zelf te bewaren. Bespreek met uw administrateur in welke vorm deze kopie kan worden geleverd. U bent tegenover de Belastingdienst er verantwoordelijk voor dat de administratie bij een belastingcontrole vlot kan worden geraadpleegd.
U bent strikt genomen niet verplicht privébescheiden te bewaren als u privé en zaak netjes gescheiden houdt. Wanneer u zakelijke ontvangsten of betalingen via de privérekening laat lopen, moet u de afschriften daarvan wel bewaren. Maar ook bij een strikte scheiding tussen zaak en privé is het verstandig privébescheiden vijf jaar te bewaren (en eventueel langer na verleend uitstel voor de aangifte), zodat u bij een belastingcontrole de juistheid van de aangifte inkomstenbelasting kunt bewijzen.
Zie ook Geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht
Uitgaande facturen
Als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers, brengt u meestal btw in rekening. En u bewaart van elke factuur die u verstuurt een kopie in uw administratie. Van de facturen die u verstuurt, administreert u onderstaande gegevens.
- de datum van de factuur
- het nummer van de factuur
- de naam en het adres van de afnemer
- het btw-identificatienummer van de afnemer (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee samenhangende diensten)
Controleer het btw-identificatienummer van de afnemer altijd. - een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
- het aantal geleverde goederen of verleende diensten
- de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief
- het te betalen btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief
Vereenvoudigde administratie van uitgaande facturen
U mag de gegevens die u vastlegt in uw administratie per factuur ook beperken tot de volgende 2 bedragen:
- het bedrag van de vergoeding
- het bedrag van de btw
Dit mag alleen als u bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of ander kenmerk opneemt. Aan de hand van dat kenmerk is de factuur die bij de boeking hoort makkelijk terug te vinden. Omgekeerd is de boeking die bij een factuur hoort ook makkelijk terug te vinden.
Inkomende facturen
U legt in uw administratie de volgende gegevens van ontvangen facturen vast:
- de datum van de factuur
- het nummer van de factuur
- de naam en het adres van de leverancier
- het btw-identificatienummer van de leverancier (alleen bij handel met andere EU-landen en daarmee samenhangende diensten)
- een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die aan u zijn geleverd
- de prijs exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief
- het btw-bedrag, uitgesplitst naar btw-tarief
Vereenvoudigde administratie van inkomende facturen
U mag de gegevens die u vastlegt in uw administratie per factuur ook beperken tot de volgende 2 bedragen:
- het bedrag van de vergoeding
- het bedrag van de btw
Dit mag alleen als u bij de boeking van de factuur in de administratie een nummer of ander kenmerk opneemt. Aan de hand van dat kenmerk is de factuur die bij de boeking hoort makkelijk terug te vinden. Omgekeerd is de boeking die bij een factuur hoort ook makkelijk terug te vinden.
LET OP Het gemakkelijk terugvinden is dus het bepalende criterium.
